Bewirtschaftungskosten setzen sich aus folgenden Einzelpositionen zusammen:

1. Verwaltungskosten
2. Instandhaltungskosten
3. Mietausfallwagnis
4. Betriebskosten

Laut ImmoWertV dürfen nur die für eine ordnungsgemäße Bewirtschaftung und zulässige Nutzung marktüblich entstehenden jährlichen Aufwendungen als Bewirtschaftungskosten berücksichtigt werden. Es sind zudem nur die Kosten als Bewirtschaftungskosten zu berücksichtigen, die nicht durch Umlagen oder sonstige Kostenübernahmen gedeckt sind.

Bei Wohnungsvermietungen sind Bewirtschaftungskosten insbesondere die Verwaltungskosten, das Mietausfallwagnis und größere Instandhaltungskosten. Kleinere Instandhaltungskosten, Schönheitsreparaturen und die meisten anfallenden Betriebskosten können dagegen auf die Mieter umgelegt werden.

Bei Geschäftsraumvermietungen können zusätzlich die Verwaltungskosten und Kosten für umfangreiche Instandhaltungsmaßnahmen auf den Mieter übertragen werden.

1. Verwaltungskosten
Die Verwaltungskosten umfassen:

1. die Kosten der zur Verwaltung des Grundstücks erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen
2. die Kosten der Aufsicht
3. den Wert der vom Eigentümer persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit
4. die Kosten der Geschäftsführung

In der folgenden Aufzählung seien einige Beispiele für die bei der Verwaltung eines Objekts anfallenden Leistungen genannt:

• Buchhaltung
• Mieteingang, Mietanpassung, Mietänderung
• Rechnungsprüfung, Zahlungsverkehr
• Bearbeitung von Versicherungsfällen
• Organisation von Instandhaltungsarbeiten
• Jahresabschlussrechnung

Die Verwaltungskosten sind bei Wohngebäuden im Wesentlichen abhängig von der Nutzungsart und der Größe des zu verwaltenden Objekts, von der Anzahl und der Sozialstruktur der Mieter sowie von der Größe der Gemeinde. Sie können in Abhängigkeit der oben genannten Faktoren zwei bis fünf Prozent des Rohertrags betragen.

Bei Gewerbeobjekten ist der Mietvertrag daraufhin zu untersuchen, ob die Verwaltungskosten auf den Mieter umgelegt werden. Ist dies der Fall, so werden keine Verwaltungskosten angesetzt. Ansonsten kann bei Gewerbeobjekten von jährlichen Verwaltungskosten zwischen 2 und 3 EUR/m² Nutzfläche ausgegangen werden.

2. Instandhaltungskosten
Die Instandhaltungskosten umfassen die Kosten, die infolge von Abnutzung oder Alterung zur Erhaltung des der Wertermittlung zugrunde gelegten Ertragsniveaus der baulichen Anlage während ihrer Restnutzungsdauer aufgewendet werden müssen

Sie umfassen sowohl die für die laufende Instandhaltung als auch die für die Instandsetzung einzelner baulicher Teile aufzuwendenden Kosten. Demzufolge dient der Ansatz der Instandhaltungskosten auch zur Deckung der Kosten von Instandsetzungen, nicht jedoch der Kosten von Modernisierungsmaßnahmen.

Da der Vermieter von Gewerbegebäuden die Instandhaltungskosten üblicherweise nur zum Teil trägt, ist stets dem Mietvertrag zu entnehmen, ob und wenn ja, welche Kosten auf den Mieter umgelegt werden.

3. Mietausfallwagnis
Das Mietausfallwagnis umfasst das Risiko von Ertragsminderungen, die durch uneinbringliche Rückstände von Mieten, Pachten und sonstigen Einnahmen oder durch vorübergehenden Leerstand von Raum entstehen, der zur Vermietung, Verpachtung oder sonstigen Nutzung bestimmt ist. Es umfasst auch das Risiko von uneinbringlichen Kosten einer Rechtsverfolgung auf Zahlung, Aufhebung eines Mietverhältnisses oder Räumung.

Das Mietausfallwagnis ist bei Wohnungs- und Gewerbeobjekten im Wesentlichen abhängig von der Lage des Objekts. In guten bis sehr guten Lagen ist das Risiko eines Mietausfalls sehr gering. Weniger gute Lagen haben dagegen häufig Leerstände zu verzeichnen. Die Fluktuation in diesen Gebieten ist oftmals sehr hoch.

Das Mietausfallwagnis liegt bei Wohngebäuden in der Regel zwischen zwei und vier Prozent, bei Gewerbegebäuden zwischen vier und acht Prozent.

4. Betriebskosten
Betriebskosten sind die Kosten, die durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Grundstücks sowie seiner baulichen und sonstigen Anlagen laufend entstehen. Einen brauchbaren Anhalt dafür, was im Einzelfall bei Wohngebäuden zu den Betriebskosten zu rechnen ist, gibt die Zweite Berechnungsverordnung (II. BV).

Die Betriebskosten sind nur anzusetzen, soweit sie nicht durch besondere Umlagen neben der Miete erhoben werden. Dies kann insbesondere bei den Kosten für die Ver- und Entsorgung, die Heizung, die Haus- und Straßenreinigung und ähnlichem der Fall sein. Auch Kosten, die vom Mieter außerhalb der Miete direkt an Dritte gezahlt werden, sind bei den Betriebskosten nicht zu berücksichtigen. Denkbar sind hier Zahlungen des Mieters für die Versorgung mit Wasser oder Strom, die direkt an das Versorgungsunternehmen gehen.

Um die tatsächliche Höhe festzustellen, müssen die Mietverträge eingesehen werden. Es ist jedoch stets zu überprüfen, ob die tatsächlichen Betriebskosten dem üblichen Rahmen einer ordnungsgemäßen Bewirtschaftung entsprechen.